Як підвищити продуктивність праці офісних співробітників

Чи можна навчити співробітників чомусь корисному, не витративши ані копійки бюджету компанії? Або витративши зовсім небагато. Так, це реально. І ми маємо на увазі зовсім не абстрактні матерії, а конкретні навички, вигідні як компанії, так і працівникові. Причому такі, про які всі давно вже й думати забули - і даремно. Економічними і простими рецептами, що підвищують продуктивність праці офісних співробітників, ділиться Андрій Коновалов.
Припустимо, ваші співробітники не лінуються, а кожну хвилину робочого часу витрачають на справу. Жодних особистих переговорів, онлайн-іграшок, чатів. Все повністю включені в процес, навіть на обід не виходять - швидка локшина прямо на робочому місці. Чи означає це, що ви отримуєте від своїх людей максимальну віддачу? Нічого подібного.
Емпірично я б оцінив час, що в середньому витрачений марно при «повній включеності», відсотків отак в тридцять. Ну а оскільки включеність - штука непостійна, то втрати на офісному виробництві можуть досягати і 50%, і 70% від загального часу. Тобто я маю на увазі, що до 70% робочого часу співробітника може йти «в пару», при тому, що сам він людина сумлінна, що не халявий ані хвилини. І зараз я розповім, як все це відбувається.
Досвідчені користувачі ПК
Пам'ятаєте, раніше в резюме був такий рядок, про рівень володіння комп'ютером? Навіть і зараз ще іноді зустрічається, хоча для офісного персоналу ця характеристика вже сама собою зрозуміла. Раніше, пам'ятаю, рекрутери навіть тести проводили на знання ПК: включити, відкрити програму, виконати дії, зберегти. Виконав - молодець, не зміг - двійка і до побачення. І люди ходили на спеціальні курси, щоб ці самі базові навички набути.
Ну а тепер часи вже не ті, народ на співбесіду прямо зі своїм комп'ютером може прийти, без проблем. І раз вже ми всі з закритими очима можемо, наприклад, в улюблену соцмережу увійти, і фотку їжі туди викласти, то за замовчуванням записуємося в досвідчені користувачі. А от фіг. Іронія в тому, що чим поширеніші комп'ютери, тим нижче рівень професійного володіння ними.
Друкую зі швидкістю 50 знаків на секунду. Тільки така дурниця виходить...
Найперше, на чому ми перечіплюємося - швидкість набору тексту. Чим зайняті ваші співробітники більшу частину свого часу? Вони топчуть клаву. Іншими словами, пишуть щось: листи, документи, повідомлення. І роблять це повііііііііііііііільно... Просто витрачають купу часу на набір тексту. Хтось з радістю робить це одним пальцем, хтось тисне усіма , проте весь час помиляється, і потім виправляє кожне слово. Так чи інакше, переважна більшість офісних співробітників НЕ ВМІЄ швидко й якісно набирати текст.
Послухайте, але ж набір тексту - основа офісного виробництва. Хочете, щоб ваші люди встигали більше, а втомлювалися при цьому менше - організуйте для них навчання набору тексту, наприклад, сліпим десятипальцевим методом. Витрати на це просто смішні порівняно з тим ефектом, який можна отримати.
У вас миші. Позбавтеся від них
Комп'ютерний маніпулятор типу «миша» - великий винахід. І воно ж - один з основних пожирачів ефективності роботи за ПК.
Як це відбувається: ви набрали слово, а потім протягнули руку в сторону, вхопили мишку, повозили курсором по екрану, виділили їм шматочок тексту, підняли курсор вгору, натиснули на панелі інструментів кнопочку - і текст виділився жирним. Можливо, ви не знаєте, але на це у вас пішло набагато більше часу і зусиль, ніж могло б.
«Мишка» - це щось типу фотоапарата-«мильниці»: дозволяє домогтися результату, не заморочуючись. Але якщо ви хочете грати в професійній лізі, ви «купуєте» відповідну техніку. Іншими словами - вчіть клавіатурні комбінації. Освоєння навіть мінімального набору «гарячих клавіш» дає різке збільшення продуктивності! Поки інші тягають мишкою курсор по екрану, ви тиснете:
Ctrl + C - і виділений текст копіюється;
Ctrl + X - текст вирізається;
Ctrl + V - вставляється;
Ctrl + B - виділений текст стає жирним, а якщо Ctrl + I - курсивним;
Ctrl + A - виділить весь текст у вікні;
Ctrl + Z - скасує останню дію;
Ctrl + S - збереже зміни (у деяких програмах не налаштоване, перевіряйте);
Ctrl + F - викличе форму пошуку по документу;
Tab - переключить вас між елементами інтерфейсу,
Alt + Tab - між вікнами і працюючими додатками;
Ctrl + Tab - перемістить з однієї вкладки браузера на іншу;
Ctrl + W - закриє поточну вкладку браузера або документ, а Alt + F4 - цілком поточний додаток;
Page Up і Page Down - залишать у минулому «курсори бігу», дозволять гортати текст швидко - повними сторінками.
І, нарешті, комбінація Ctrl + Shift + [клавіші стрілок] швидко виділить цілі слова, а Ctrl + [Delete / Backspace] - цілі ж слова видалить.
Ну а щоб не бути зовсім вже несправедливими до «мишці», нагадаємо, що подвійний клік нею виділяє слово, а потрійний - цілий абзац.
Освоєння гарячих клавіш не вимагає ніяких витрат. Оформіть це в вигляді пам'ятки, роздайте співробітникам. Поясніть, навіщо це потрібно. Через деякий час перевірте освоєння.
А як це тут зробити?
Ще одна проблема практично кожного офісу - повальне незнання кращих можливостей робочих програм. Ви готуєте документи в Word, а заголовки в текстах створюєте за допомогою жирного шрифту. А коли доводиться робити зміст - півдня вишукувати їх по всіх сторінках і копіюєте на першу. А потім дописуєте кілька абзаців - і переробляєте у всіх пунктів змісту номери сторінок. А адже створення заголовків і змісту - це вбудовані функції текстового редактора.
Інший приклад - конверти та наклейки. Скільки часу у вас піде на те, щоб надрукувати адреси на п'ятдесяти конвертах? Якщо ви знаєте, що в Word це автоматизовано, то зовсім небагато. А якщо не знаєте - скільки завгодно.
Шаблони документів, стилі, форматування - для всього цього є зручні інструменти, які дозволяють, по-перше, швидко досягати результату, а по-друге - використовувати цей результат надалі. Але якщо ваші люди не знають про це, вони будуть витрачати оплачуваний вами час на вирівнювання тексту за допомогою пробілів.
Тому визначте ключові програми, що використовуються в офісі, і організуйте навчання співробітників їх корисним функцям. Це може зробити як запрошений викладач, так і хтось із співробітників, що освоїв цю «премудрість» і готовий поділитися нею з колегами.
Отже
Отже, резюмуємо. Ключова проблема офісної продуктивності полягає в переконаності, що співробітники за замовчуванням володіють основними засобами виробництва на максимально можливому рівні, ніби як «це вміє кожен». У реальності ж 90% співробітників не володіють навіть базовими навичками для ефективної роботи на комп'ютері.
Віддача від офісного персоналу буде набагато вищою, якщо ваші співробітники:
- підвищать швидкість набору тексту;
- освоять «гарячі клавіші» у програмах, що використовуються;
- пройдуть навчання автоматизованим можливостям робочих програм.